酒泉市高新園人力資源有限責任公司外派員工檔案管理制度
更新時間：2021-01-22 13:38:12 | 點擊次數：937次
為進一步建立健全公司規(guī)章制度，維護公司及外派員工的合法權益，避免糾紛產生，促進企業(yè)健康發(fā)展，結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務外派員工的聘用及管理，請各部門相互配合，嚴格執(zhí)行。
第一條 基本原則
公司招聘錄用外派員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領導、歸口管理的基本原則，檔案管理機構對外派員工的全部檔案實施綜合管理。
第二條 基本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全，便于公司對檔案的有效利用。
（一）檔案的完整：一方面，從數量上，要保證檔案的齊全配套，不使應該集中保存的檔案缺文短頁，雜亂無章；另一方面，從質量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯系，嚴防對檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
（二）檔案的安全：一方面，從檔案的物質安全上說，要努力采取科學措施，對外派員工的檔案進行很好的管理和保護，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；另一方面，要加強保密工作，嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發(fā)生。
第三條 外派員工個人檔案的形成
嚴格遵守外派員工的招錄流程，并將外派員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入外派員工個人檔案，編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目：
（一）應聘登記表。
（二）筆試成績表及面試評價表。
（三）體測表。
（四）體檢表。
（五）培訓登記表。
（六）考核登記表。
（七）社會保險個人信息采集表。
（八）外派員工告知書。
（九）無犯罪記錄證明（聲明）。
（十）個人承諾書。
（十一）勞務協(xié)議或勞動合同及補充協(xié)議原件。
（十二）外派員工手冊簽收憑證（公司聯）。
（十三）個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件。
（十四）員工離職相關材料。
（十五）解除（終止）合同證明。
（十六）其他與外派員工聘用招錄有關的書面文件。
第四條 檔案管理
（一）管理部門 外派員工檔案歸口公司綜合辦公室，歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。
（二）歸口管理
1.歸檔前，要對歸檔材料進行鑒別，按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
3.及時將新材料歸入檔案中。
（三）檔案的查（借）閱
1.查（借）閱外派員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可，特殊情況下須經董事長審批，并進行借閱登記。
2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實情況后，可以出具證明材料。
3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。檔案借閱最長時間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案，檔案管理人要及時催還，必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料，并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞，如發(fā)現材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
（四）檔案的保存和銷毀
1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。
2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。
3.檔案原則上永久保存，對于已辭（退）職外派員工的個人檔案，原則上自離職之日起10年后方可銷毀，銷毀時須經公司領導批準，并做好銷毀記錄。
第五條 制度生效
（一）本檔案管理制度自即日起開始實施，在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善，重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
（二）《外派員工檔案借閱申請單》、《外派員工檔案借閱登記表》、《外派員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
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